US Ads

понедельник

Организованный человек и заблуждения


Как развенчать некоторые заблуждения об организованности человека.

Каждый из нас иногда встречал в своей жизни людей, которые от рождения могут организовать себя и других. Но гораздо чаще нас окружают люди, которые стараются изо всех сил упорядочить свою ежедневную работу и свое рабочее место. Причем делают они это довольно таки безуспешно и в итоге их легкая хаотичность в мышлении, поступках и вещах отрицательно сказывается на работоспособности других сотрудников в организации. Такой организованный беспорядок с используемыми на рабочем месте вещами можно наблюдать в течение всего года, но особенно ярко это проявляется в конце каждого квартала, полугодия или отчетного года. В таких случаях всегда начинает казаться, что какая-то маленькая раздражающая ошибка подталкивает вас наконец то убрать лишние вещи и начать новый отрезок времени более организовано.

Я уверен, что вы уже прочитали много разных книг, справочников и полезных советов о том, как стать высоко организованным на своем рабочем месте. Я тоже перелистал много страниц на эту тему и имею определенный практический опыт. Для того, чтобы не утомлять лишней информацией, я остановлюсь на некоторых заблуждениях, которые иногда повторяют даже тертые калачи и гуру по процессу организации труда.

Здесь перечислены часто встречающиеся заблуждения, которые мы можем мимоходом не заметить, но от которых желательно избавиться.

Обрабатывать документы сразу после получения. 

Это не только невозможно, но в большинстве случаев это нереально. Вместо того, чтобы обрабатывать (англ. handling) все бумажные документы сразу же, как они попадают вам в руки, возьмите в привычку делать что-то с каждым листом бумаги по отдельности, чтобы шаг за шагом двигаться вперед к намеченной цели. Если вы получаете некоторую информацию о предстоящем семинаре или выставке, то решите, будете ли вы присутствовать или нет. Если вы намерены посетить мероприятие, тогда обратите внимание на дату в календаре и зарегистрируйтесь. Если нет, тогда бросайте эту информацию немедленно. Если перед регистрацией на мероприятие вы хотите подождать некоторое время, тогда сделайте запись в вашем планировщике. За несколько дней или недель до срока начала мероприятия запишите в календаре планировщика, что вам необходимо ответить на полученный документ, и положите бумагу в папку "список дел".

Всегда держите документы вне поля зрения.

Некоторые из нас работают лучше, когда на их рабочем столе чисто. Другим может становиться душно, если они не окружены стопками бумаг и документов. Если вы относитесь к работникам типа "с глаз долой - из сердца вон", тогда вам лучше держать бумаги, которые вы часто используете, поблизости от себя. Кладите их в папки (англ. files) или раскладывайте по лоткам. Они будут доступны и в тоже время не будут загромождать стол. При работе над проектом разложите перед собой все необходимые документы, относящихся к делу, а когда закончите, спрячьте их подальше в одном месте.

Все должны быть организованы на одном уровне. 

Разные люди работают по-разному. Не думайте, что вы должны работать точно так же, как кто-то еще. Постарайтесь найти для себя удобный уровень собственной организованности. Затем постоянно вносите необходимые изменения для поддержания этого уровня на протяжении длительного времени. Например, некоторые специалисты рисуют линии, когда они ищу что-то и не могу найти. Таким способом они всегда знают, что им нужна определенная вещь, чтобы перестроить свою работу.

Скоро мы будем работать в безбумажном обществе. 

Даже в США найдется не так много специалистов, которые окончательно и бесповоротно верят в утверждение о скором безбумажном (англ. paperless)  обществе. Эксперты говорили об этом в течение многих лет. И уже в течение длительного времени люди не хотят становиться совсем  безбумажными. Проблема заключается совсем не в технологии. Как говорят американцы, всему виной человеческая природа. Люди являются существами привычки. Люди привыкли видеть вещи в печатном виде, а не на экране компьютера. В настоящее время молодое поколение проходит обучение на компьютере с раннего возраста. Когда это поколение станет рабочей силой, "безбумажное" общество будет иметь больше шансов стать реальностью.

Одна система планирования должна соответствовать всем и каждому. 

При правильном использовании, ежедневное планирование (англ. daily planners) являются идеальным способом быть и оставаться организованным на работе. Только нужно иметь в виду, что оно рассчитано на многих пользователей. При покупке планировщика, будь то бумажный ежедневник или электронное программное обеспечение для компьютерного устройства, определите, что вы хотите от него получить и остановите выбор на системе соответствующего образа. Если вы не можете найти то, что удовлетворит вашу систему работы, создайте свой собственный планировщик на основе ваших индивидуальных потребностей.

Вы должны родиться организованным, чтобы быть организованным. 

В раннем возрасте мы часто познаем как хорошие, так и плохие привычки. Любую плохую или вредную привычку можно изменить. В том числе дезорганизацию (англ. disorganization). Молодежь нередко воспитывается в организованной бунтарской среде и, повзрослев, становится дезорганизованной рабочей силой. Не все, что вырезано на камне, может быть изменено. Тем не менее, поведение человека может быть изменено.

Вы обязаны использовать список "что сделать".

Планирование изо дня в день не реально для каждого человека. Кто-то может делать одно и тоже задание каждую неделю, но другие находят, что их планы меняются ежедневно. Продумайте и примите во внимание ваши особые потребности, затем составляйте план на день или неделю.

Быть организованным означает быть перфекционистом. 

Перфекционист (англ. perfectionist) или сторонник усовершенствования может тратить время на несущественные и маловажные детали, игнорируя общую картину проекта. В то время, как другие работники завершают проект быстро и в срок, перфекционист продолжает работать, пока проект не сделается верхом совершенства. Перфекционист становится более эффективным, когда он / она немного занижают свои стандарты и концентрируются на пути повышения производительности.

Если подходить к вопросу серьезно, то дезинформация может помешать вам делать то, что вы хотите. Когда в следующий раз вы услышите от "организационного гуру" высказывание в поддержку одного из выше перечисленных заблуждений, рассмотрите вопрос о ценности такого утверждения. Работайте над тем, чтобы выработать свой собственный стиль по организации труда.